Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest JDG BRT BARTOSZ RATAJEWSKI, NIP 1251098014, REGON 017402030, ul. Umińskiego 1/141, Warszawa.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@skanomat.pl.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z administratorem na adres e-mail podany powyżej.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Adres e-mail: konieczny do dostarczenia raportu i wystawienia faktury.
• Adres URL audytowanej strony: konieczny do wykonania usługi.
• Adres IP i dane techniczne sesji: na potrzeby bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom.
• Dane do faktury (opcjonalne): gdy klient podaje dane firmy; wymagane przepisami księgowymi.
• Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), adres strony, treść zgłoszenia oraz pola właściwe dla wybranego tematu. Przetwarzamy je, żeby odpowiedzieć na zapytanie o współpracę partnerską lub audyt Custom albo obsłużyć zgłoszenie dotyczące zakupionego audytu, w tym reklamację.

Nie zbieramy danych wrażliwych. Nie przetwarzamy danych dzieci poniżej 18. roku życia.

3. Podstawy prawne przetwarzania

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): dostarczenie audytu i raportu PDF zgodnie z zamówieniem, a także obsługa zgłoszeń dotyczących już zakupionego audytu.
• Działania na żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): odpowiedź na zapytanie o współpracę partnerską lub wycenę audytu Custom, złożone przez formularz kontaktowy.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie faktur i archiwizacja dokumentów księgowych zgodnie z przepisami podatkowymi, a także rozpatrywanie reklamacji zgodnie z przepisami o prawach konsumenta.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): bezpieczeństwo systemów, zapobieganie nadużyciom, obrona przed roszczeniami.

4. Odbiorcy i procesorzy danych

Twoje dane przekazujemy następującym podmiotom w zakresie niezbędnym do realizacji usługi:

• Stripe Payments Europe Ltd.: operator płatności (dane karty nie trafiają do Skanomat).
• Supabase Inc.: hosting danych i raportów.
• Brevo (Sendinblue): wysyłka wiadomości e-mail z raportem i fakturą.
• iFirma S.A.: automatyczne wystawianie faktur.
• Cloudflare Inc.: CDN, bezpieczeństwo, ochrona przed atakami.
• Dostawcy modeli sztucznej inteligencji wykorzystywanych do analizy (m.in. Anthropic, OpenAI, Google), działający jako podmioty przetwarzające na podstawie umów powierzenia.
• Google LLC (usługa Google Analytics 4): statystyki ruchu w serwisie, czyli źródła wejść, oglądane strony i ścieżka do zamówienia. Narzędzie uruchamia się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na pliki analityczne, a adres IP jest skracany przed zapisem. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies.
• Microsoft Corporation (usługa Clarity): analiza zachowania na stronie, czyli nagrania sesji i mapy ciepła. Narzędzie uruchamia się wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na pliki analityczne. Do momentu udzielenia zgody przeglądarka nie łączy się z serwerami Microsoftu. Pola formularzy, w których podajesz dane (adres strony, adres e-mail, NIP, opis firmy, treść wiadomości), są maskowane i nie trafiają do nagrania. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (m.in. do USA) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji o adekwatności (Data Privacy Framework).

5. Czas przechowywania danych

• Artefakty pomiaru na serwerze (zrzuty badanych stron, dane techniczne runu, adres e-mail i URL zapisane przy zamówieniu runu): 90 dni od wykonania audytu. Ten okres pokrywa 60-dniowe okno re-testu i czas na reklamacje.
• Gotowy raport PDF wysłany na Twój adres e-mail: pozostaje w Twojej skrzynce, nie usuwamy go po naszej stronie ani nie kontrolujemy tego okresu.
• Kopia raportu pod adresem podanym w mailu (skanomat.pl/r/...): 90 dni od wysyłki, po czym plik jest kasowany automatycznie. Kopia istnieje dlatego, że filtry poczty firmowej czasem usuwają załączniki PDF. Adres zawiera losowy identyfikator, nie da się go zgadnąć z numeru zamówienia i nie jest indeksowany przez wyszukiwarki.
• Dane zamówienia w rejestrze sprzedaży (adres e-mail, badany URL, pakiet, status realizacji): do 12 miesięcy od daty zakupu, na potrzeby obsługi re-testu, reklamacji i historii zakupów.
• Zgłoszenia z formularza kontaktowego (współpraca, audyt Custom, zgłoszenia dotyczące zakupionego audytu): 12 miesięcy od zgłoszenia, a w przypadku reklamacji do czasu przedawnienia roszczeń związanych z umową.
• Dane księgowe (faktury, dokumenty): zgodnie z przepisami podatkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
• Logi systemowe i bezpieczeństwa: krócej, zgodnie z potrzebami ochrony systemów.

Po upływie terminów dane są usuwane lub anonimizowane.

6. Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się przez: kontakt@skanomat.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

Masz także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do wykonania audytu i dostarczenia raportu (adres e-mail, URL strony) oraz do wystawienia faktury VAT na dane firmowe (o ile klient jej zażąda).

Odmowa podania danych niezbędnych do wykonania usługi skutkuje brakiem możliwości jej realizacji.

8. Marketing

W przypadku istniejących Klientów możemy przesyłać informacje o własnych usługach Skanomat na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W pozostałych przypadkach wysyłka informacji handlowych odbywa się wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili, a sprzeciw wobec marketingu zgłosić na adres kontaktowy administratora.

9. Dane na skanowanej stronie

Skanomat analizuje wyłącznie publicznie dostępne zasoby pod adresem URL wskazanym przez Klienta. Jeżeli w trakcie analizy napotkane zostaną dane osobowe osób trzecich, nie są one zapisywane w bazie ani łączone z profilem Klienta. Adres URL jest przed zapisem oczyszczany z fragmentów mogących zawierać dane wrażliwe (parametry sesji, tokeny, fragmenty po znaku #).